Bienvenue dans cet article où je vais partager avec vous mes outils pour m'organiser.
J'ORGANISE MES FICHIERS
DISQUES DURS
J'utilise des disques durs pour conserver tous mes fichiers brutes et fichiers de travail/projet. C'est-à-dire que j'y stocke tous les rushs, tous les RAW, tous les .proj, les .psd, etc. J'ai toujours une sauvegarde de chaque disque pour être sûre de ne rien perdre.
DISQUE DUR PAD
J'ai également un disque que je nomme "PAD" : Prêt à Diffuser. Dessus, j'y mets tous les projets finalisés : les MASTER des montages, les photos retouchées et exportées. Bref, tout ce qui est livré aux clients, qui est utilisable et comme son nom l'indique, prêt à être utilisé.
GOOGLE DRIVE
J'utilise Google Drive pour stocker les documents administratifs indispensables, ceux à toujours avoir sur soi et également, mes documents de travail dont j'ai besoin partout. Par exemple : un Kbis, des copies de carte d'identité, un RIB, le permis drone et aussi mon prévisionnel financier, ma grille de tarifs, mon suivi de projet, tous les documents que j'ai besoin de modifier régulièrement.
J'ai aussi un dossier "Communication" où je mets mes déclinaisons de logo, CV, bande démo, plaquettes...
TIIME
L'outil de facturation par excellence ! J'y fait mes devis, mes factures, mes suivis financiers de chaque client, mon compte en banque est synchronisé... Bref, il y a tout pour gérer ses finances. Ce qui est formidable également, c'est que mon comptable y a accès : je n'ai donc rien à lui envoyer, il récupère directement toutes les factures, les relevés de comptes, les notes de frais !
J'ORGANISE MES PROJETS
NOTES
J'utilise l'application "Notes" d'Apple pour écrire des comptes-rendus de réunion, des idées de projets, des informations données par le client. Tout ce que j'écris dans Notes, c'est ce qui va me servir à créer le projet. Ce sont donc des notes qui ne sont pas susceptibles d'être conservées. Une fois le projet livré, je peux supprimer ma note !
MAIL + TÉLÉPHONE
Ce sont les moyens que j'utilise pour discuter avec mes clients et m'organiser avec eux.
SKYPE
Quand on parle boulot avec Jérôme, qu'on a besoin de s'envoyer des notes, des documents, des textes, etc, on discute par Skype. Ca permet de concentrer toutes les conversations de travail au même endroit.
J'ORGANISE MON TEMPS
CALENDRIER
Synchronisé à mon Google Agenda "Nwes Productions", j'y note mes rendez-vous, mes tournages, mes shootings : tout ce qui concerne le pro. L'avantage, c'est que ce calendrier est partagé avec Jérôme donc on a tous les deux accès au planning de notre entreprise.
MICROSOFT TO DO
Généralement, je crée une tâche par projet puis des sous-tâches pour chaque chose que j'ai à faire. J'ai ensuite plusieurs listes correspondant à l'avancement des projets, et je glisse les projets d'une liste à l'autre.
- Une liste "Pré-prod" : j'y note les projets qui sont en cours de négociation, en cours de signature du devis.
- Une liste "Production" : j'y note les projets dont le tournage est en train de s'organiser.
- Une liste "Post-prod" : j'y note les projets qui sont en cours de montage, de retouche.
- Une liste "Ending" : j'y note les projets qui sont livrés donc il me reste quelques petits choses à voir avec le client, comme le dernier paiement par exemple.
- Enfin, une liste "Tâches" : j'y note toutes les tâches qui n'ont pas de rapport avec un projet, comme par exemple de la communication interne, de l'administratif, etc.
TRELLO
Le petit dernier ! J'utilise Trello pour organiser mon calendrier éditorial, c'est-à-dire mes publications et travaux pour nos réseaux sociaux et notre propre communication. J'y note les publications à écrire, les deadlines, les idées Youtube... Un peu tout :)
N'hésite pas à me partager en commentaire les outils que tu utilises !
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